新潟県柏崎市の会議改善に関するガイドラインが秀逸

会議の進め方改善ガイドライン

新潟県柏崎市が今月公開した「会議改善に関するガイドライン」が、SNSなどで話題となっています。
新潟県柏崎市がDXに伴う既存業務の見直しに当たって、会議の質を向上するために策定したものだそうです。

ガイドライン資料によると、会議を「すべての業務の土台になるもの」と前置き。一方で、会議を変えるには参加者全員の力が必要なため、なかなか改善が進まないとも説明されています。

それを踏まえて、改善のヒントとなる考え方を47ページにまとめられています。

目的

「会議の改善により業務や事業の質が向上し、最終的により良い行政サービスの提供に繋がることを目的とします。」としています。

ｘの反応も上々のようです。

行政からこういったものが出るのはいいことだ。

会議改善に関するガイドラインを策定しました / 新潟県柏崎市https://t.co/t9CYkK8SR3

— Gajah_Maru🐝 (@Gajah_Maru) May 21, 2024

一部抜粋

(c) 2020 kashiwazaki City.

最後のまとめに書かれていたこと

1. 会議を開催しない方法で、業務を進めることができないか考えてみる
2. 自分の予定はデスクネッツに“時間帯”まで登録する
3. 日程の調整はデスクネッツの機能を使って簡素化
4. 会議資料とアジェンダは“電子データ”で事前に送付、前回のToDoをリマインド
5. アジェンダには、会議の目的・ゴールや議題ごとの時間配分も記載
6. 会議開始時：この会議の目的や議題の時間配分を確認／終了時：決定事項とToDoを確認
7. 議論する前に、まず個人で考えて意見を整理する時間を設ける
8. モニターや付箋、ホワイトボードを使って議論を見える化する
9. 議事録の利用用途を考えて、とる範囲を決定する
10. 会議で決定したことやToDoは会議後すぐに共有

PDFには参考なることが書かれていますので、是非参考にされてみて下さい。

会議改善に関するガイドラインを策定しました

https://www.city.kashiwazaki.lg.jp/soshikiichiran/sogokikakubu/jinjika/1/3/42125.html