新潟県柏崎市の会議改善に関するガイドラインが秀逸

会議の進め方改善ガイドライン

新潟県柏崎市が今月公開した「会議改善に関するガイドライン」が、SNSなどで話題となっています。
新潟県柏崎市がDXに伴う既存業務の見直しに当たって、会議の質を向上するために策定したものだそうです。

ガイドライン資料によると、会議を「すべての業務の土台になるもの」と前置き。一方で、会議を変えるには参加者全員の力が必要なため、なかなか改善が進まないとも説明されています。

それを踏まえて、改善のヒントとなる考え方を47ページにまとめられています。

目的

「会議の改善により業務や事業の質が向上し、最終的により良い行政サービスの提供に繋がることを目的とします。」としています。

xの反応も上々のようです。

一部抜粋

(c) 2020 kashiwazaki City.

 

最後のまとめに書かれていたこと
  1. 会議を開催しない方法で、業務を進めることができないか考えてみる
  2. 自分の予定はデスクネッツに“時間帯”まで登録する
  3. 日程の調整はデスクネッツの機能を使って簡素化
  4. 会議資料とアジェンダは“電子データ”で事前に送付、前回のToDoをリマインド
  5. アジェンダには、会議の目的・ゴールや議題ごとの時間配分も記載
  6. 会議開始時:この会議の目的や議題の時間配分を確認/終了時:決定事項とToDoを確認
  7. 議論する前に、まず個人で考えて意見を整理する時間を設ける
  8. モニターや付箋、ホワイトボードを使って議論を見える化する
  9. 議事録の利用用途を考えて、とる範囲を決定する
  10. 会議で決定したことやToDoは会議後すぐに共有

PDFには参考なることが書かれていますので、是非参考にされてみて下さい。

会議改善に関するガイドラインを策定しました

https://www.city.kashiwazaki.lg.jp/soshikiichiran/sogokikakubu/jinjika/1/3/42125.html

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