会議の進め方改善ガイドライン
新潟県柏崎市が今月公開した「会議改善に関するガイドライン」が、SNSなどで話題となっています。
新潟県柏崎市がDXに伴う既存業務の見直しに当たって、会議の質を向上するために策定したものだそうです。
ガイドライン資料によると、会議を「すべての業務の土台になるもの」と前置き。一方で、会議を変えるには参加者全員の力が必要なため、なかなか改善が進まないとも説明されています。
それを踏まえて、改善のヒントとなる考え方を47ページにまとめられています。
目的
「会議の改善により業務や事業の質が向上し、最終的により良い行政サービスの提供に繋がることを目的とします。」としています。
ｘの反応も上々のようです。
行政からこういったものが出るのはいいことだ。
会議改善に関するガイドラインを策定しました / 新潟県柏崎市https://t.co/t9CYkK8SR3
— Gajah_Maru🐝 (@Gajah_Maru) May 21, 2024
一部抜粋
(c) 2020 kashiwazaki City.
最後のまとめに書かれていたこと
- 会議を開催しない方法で、業務を進めることができないか考えてみる
- 自分の予定はデスクネッツに“時間帯”まで登録する
- 日程の調整はデスクネッツの機能を使って簡素化
- 会議資料とアジェンダは“電子データ”で事前に送付、前回のToDoをリマインド
- アジェンダには、会議の目的・ゴールや議題ごとの時間配分も記載
- 会議開始時：この会議の目的や議題の時間配分を確認／終了時：決定事項とToDoを確認
- 議論する前に、まず個人で考えて意見を整理する時間を設ける
- モニターや付箋、ホワイトボードを使って議論を見える化する
- 議事録の利用用途を考えて、とる範囲を決定する
- 会議で決定したことやToDoは会議後すぐに共有
PDFには参考なることが書かれていますので、是非参考にされてみて下さい。
会議改善に関するガイドラインを策定しました
https://www.city.kashiwazaki.lg.jp/soshikiichiran/sogokikakubu/jinjika/1/3/42125.html